Общие требования к оформлению кадровых документов

Вначале уточняется цель составления документа и вопросы, которые необходимо решить. В соответствии с этим выбирается вид документа, форма, которая предполагает определенный стиль и характер изложения текста. Кроме того, изучаются законодательные и нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов, поставленных в документе. Это позволит обеспечить соответствие содержания документа компетенции адресата и решение грамотно поставленных вопросов. Также необходимо провести сбор информации по существу поставленных вопросов, для чего могут потребоваться справки, докладные и объяснительные записки, письма, акты, заявления и т. После этого составляется проект документа с использованием унифицированных форм или трафаретных текстов и стандартных выражений.

Требования к оформлению кадровых документов

Добавить Елена Леонидовна, 5 июня Уважаемая Валентина Федоровна, поясните, пожалуйста, куда делся "0" в реквизите "Дата" при оформлении словесно-цифровом способом, например: 5 июня г.? Прежний ГОСТ предусматривал оформление с "0", если дата не доходит до 10, например: 05 июня г. И такой подход всех устраивал во избежание исправлений даты документа. Я не рассматриваю даты, которые упоминаются в предложениях по тексту документа. Вопрос касается реквизита "Дата" и оформление реквизита по-новому вызывает недоумение.

Это ошибка, опечатка или преднамеренно внесено изменение в оформлении даты документа в новом ГОСТ? А в более ранних стандартах , и годов его в данном реквизите не было. Кроме того, дата проставляется одновременно с регистрационным номером документа и потому всегда связана с ним. Однако опасения в фальсификации даты вполне обоснованы. А вышеуказанные доводы не убедительны. ГОСТы, действовавшие в советское время, действительно не содержали требования к добавлению "0" при оформлении даты.

Но в то время была уголовная ответственность за подделку документов и вообще это было другое время, в том числе в отношении оформления документов. Так как ряд документов не содержат регистрационного номера, например: заявления работников, объяснительные записки, акты об отказе от ознакомления, об отсутствии на рабочем месте, об отказе дать письменное объяснение, акты об отсутствии приложений к документу и другие документы.

В некоторых случаях дата документа оформляется от руки. Нормативно не закреплено, что должны регистрироваться докладные и служебные записки. Вопрос регистрации вышеперечисленных документов организации решают самостоятельно в инструкции по делопроизводству. Для вышеуказанных документов реквизит "дата документа" является принципиальным реквизитом, поэтому прежний формат оформления даты был обоснован.

Также у большинства коммерческих организаций и ИП отсутствует инструкция по делопроизводству и руководствуются они при оформлении организационно-распорядительных документов только ГОСТом. К тому же подавляющее большинство организаций пока еще не используют СЭД или используют частично. ГОСТ же распространяет свое действие на все организации, любых форм собственности, с бумажным и электронным документооборотом. Еще новый ГОСТ "потерял" возможность оформления "отметки о приложении" с формулировкой "только в первый или другой адрес", в случае если письмо направляется нескольким адресатам, а приложение к письму не всем.

На практике такой подход используется до сих пор и не включить этот способ оформления из предыдущего ГОСТ, было серьезным упущением. Также по тексту нового ГОСТ указано, что гербы и эмблемы оформляются на расстоянии 10 мм от края листа, а в схемах расположения реквизитов, отмерено от края листа 3 мм, как это было в предыдущем ГОСТ. Всероссийскому научно-исследовательскому институту документоведения и архивного дела нужно было более ответственно подойти к разработке такого важного ГОСТа.

К сожалению, проект Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, даже после доработки также содержит массу неточностей как по тексту, так и в приложениях. Мы обязательно передадим его Валентине Федоровне. Что это опечатка? Пример - Заместитель директора по финансовым вопросам Подпись И. Фамилия Заместитель директора по административным вопросам Подпись И.

Однако существуют нюансы и частные случаи - для ответа на такие вопросы необходима консультация по конкретному вопросу. К сожалению, мы не имеем возможности отвечать на все вопросы посетителей сайта, ответы на частные вопросы предоставляются подписчикам журнала. Благодарим за понимание! Ответить Александра Юрьевна, 4 июля В стандарте, в реквизите "Справочные данные об организации", сокращение "ул.

Принципиально ли это? И еще: проставление инициалов в реквизитах "подпись" и "гриф утверждения" перед фамилией соблюдать обязательно? Ведь новый стандарт теперь распространяется не только на ОРД? Потому что в бухгалтерских документах инициалы ставят после фамилии. Такая, практически, повсеместная практика. С уважением, Федорова А. Ее можно посмотреть здесь. Помогите, пожалуйста, разобраться: нужно ли в приказах отмечать внизу исполнителя по типу, как отмечаем исполнителя в письме?

Или в приказе достаточно согласования и подписи генерального директора? И можно ли попросить Вас выложить пример организационного Приказа? Подскажите, поясните, пожалуйста, про месторасположение отметки о направлении документа в дело.

Первый или последний лист документа? По данному вопросу подготовлен и опубликован ответ. Подробнее см. Изменения в заявлении были? Спасибо -5 Тоха, 14 декабря Спасибо! Классная статья.

Семинар «Требования к оформлению кадровых документов в свете последних изменений законодательства»

Личная карточка работника. Кадровая служба на каждого работника организации в первый день его работы заводит личную карточку. Напомним, что в отдельных случаях с учетом специфики работы организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Назначение ответственных за ведение определенных участков кадрового делопроизводства

Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах приказе, распоряжении и так далее организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа "приказываю", "предлагаю", "прошу". В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа "постановляет", "решил". В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа "приказываем", "решили". Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа "слушали", "выступили", "постановили", "решили". В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений положении, инструкции , а также содержащих описание, оценку фактов или выводы акте, справке , используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа "отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила".

Новые правила оформления кадровых документов

Чем определены требования к ведению кадрового делопроизводства Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает документирование всех кадровых вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. Требование документирования информации по определенным правилам установлено Федеральным законом от 27 июля г. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. Руководителям и работникам кадровой службы следует помнить, что правильно оформить документ означает придать ему юридическую силу. Необходимо уделять достаточное внимание не только содержанию, но и форме документа. Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления п. Для управленческой деятельности юридическая сила документов очень важна, она подтверждает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Судебная практика знает множество примеров, когда организация проигрывала дело из-за ненадлежащим образом оформленных кадровых документов, составленных с нарушением требований соответствующего ГОСТа, поскольку они не принимаются в суде в качестве письменных доказательств и не имеют юридической силы. Это еще одно подтверждение тому, что в трудовых правоотношениях особенно в ситуации увольнения необходимо соблюдать все формальные тонкости кадрового делопроизводства. Правила оформления документов Чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

Полезное видео:

Оформление кадровых документов по госту

Добавить Елена Леонидовна, 5 июня Уважаемая Валентина Федоровна, поясните, пожалуйста, куда делся "0" в реквизите "Дата" при оформлении словесно-цифровом способом, например: 5 июня г.? Прежний ГОСТ предусматривал оформление с "0", если дата не доходит до 10, например: 05 июня г. И такой подход всех устраивал во избежание исправлений даты документа. Я не рассматриваю даты, которые упоминаются в предложениях по тексту документа. Вопрос касается реквизита "Дата" и оформление реквизита по-новому вызывает недоумение. Это ошибка, опечатка или преднамеренно внесено изменение в оформлении даты документа в новом ГОСТ? А в более ранних стандартах , и годов его в данном реквизите не было. Кроме того, дата проставляется одновременно с регистрационным номером документа и потому всегда связана с ним. Однако опасения в фальсификации даты вполне обоснованы.

Что изменилось в оформлении кадровых документов

Глава 1. Документация по личному составу 1. Основы составления личного дела 2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Любой документ состоит из элементов, которые называются реквизитами.

Семинар «Требования к оформлению кадровых документов в свете последних изменений законодательства»

К применению для составления организационно-распорядительных документов был рекомендован новый ГОСТ, включающий в себя новые правила оформления кадровых документов. Из данной статьи вы узнаете, какие изменения претерпели реквизиты приказов, как сейчас грамотно их оформлять и заверять. Общие сведения о кадровом делопроизводстве Чтобы избежать проблем при прохождении проверок Роструда, ФНС и внебюджетных фондов, необходимо наладить грамотное кадровое делопроизводство. Если не нарушать порядка оформления кадровых документов, не придется решить проблемы со штрафами, судебными разбирательствами, дисквалификацией и приостановкой деятельности предприятия. Нередко бухгалтерам компаний приходится также выполнять и функции сотрудника кадровой службы. По личному составу, журналами учета и контроля книгами. Организационными: Описание Штатное расписание Документ, оформляющий структуру фирмы и содержащий в себе список подразделений, наименования должностей внутри каждого из подразделений, число штатных единиц компании, месячный фонд зарплаты, оклады по должностям и надбавки.

Общие требования к оформлению кадровых документов

Ответственность за нарушение правил внутреннего трудового распорядка: что объяснить работникам Год назад Росстандарт планировал ввести ГОСТ Р 7. Проект отложили до 1 июля года. С этой даты работники отделов кадров, делопроизводители и другие специалисты, которые занимаются оформлением документов, должны руководствоваться требованиями этого стандарта.

Требования к оформлению кадровой документации: Как и любому сотруднику знать общие требования к оформлению служебных документов.

Указанный перечень документов не зависит от количества работников организации. О том, какие требования установлены к оформлению кадровой документации в организации, мы и поговорим в настоящей статье. В соответствии с положениями статьи 11 Федерального закона от N ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. В государственных органах, органах местного самоуправления документирование информации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. В Трудовом кодексе Российской Федерации не содержатся требования к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов распоряжений по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов распоряжений , а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора. К форме трудового договора предъявлено следующее требование: заключать его в письменной форме и составлять в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Для того чтобы правильно оформить документ, прежде всего, нужно определить, к какой группе документов или системе документации, он относится. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению пункт 46 "ГОСТ Р 7.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Любой документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Наименование документа, автор, адресат, текст, подпись, печать, дата — зто все реквизиты документа.